Как расставить приоритеты?

Мухи - отдельно, котлеты - отдельно. Как перестать решать срочные и заняться важными делами?

IMG 3771Задач всегда будет много – и чем больше вы делаете, тем больше будет работы, и все на вчера. Чтобы расставить приоритеты, всегда задавайте себе вопрос:
насколько выполнение этой задачи приблизит меня к достижению моей глобальной цели?

Составьте полный список своих задач и распределите по группам в соответствии с этими тремя советами. Может показаться, что тратить драгоценное время на составление расписаний неразумно. Однако это единственный способ гарантировать, что ваше время выйдет не раньше, чем подойдет к концу вся навалившаяся на вас работа. Немного усилий — и у вас есть готовый план действий. Это займет у вас максимум пять минут.

1. Отделите срочность от важности

Распределите все ваши задачи по группам согласно матрице Эйзенхауэра:
A. Важные и срочные (которые нужно выполнить немедленно, старайтесь по возможности не допускать появления таких задач или свести их к минимуму)
B. Важные не срочные (основные задачи, которые тебя продвигают к достижению цели, на них надо сфокусировать свое внимание)
C. Неважные и срочные (самые опасные и отнимающие время задачи, по возможности пытаться предвидеть их или перепоручать)
D. Неважные и несрочные (можно не выполнять или перепоручить)
Если задач в группе несколько, определяем их приоритет и маркируем каждую как A1, A2, A3 …

2. Определите 20% задач, которые действительно продвинут вас к цели

Принцип Парето гласит, что 20% задач приносят 80% результата, и наоборот, - 80% задач приносят 20% результата. Основываясь на ценностях и целях, которые вы определили с помощью советов в предыдущих рассылках, найдите в своем списке задач те 20%, которые принесут 80% успеха, и выполняйте их в первую очередь.

3. Научитесь говорить «Нет»

Научитесь говорить «Нет» навязанным делам, которые не соответствуют вашим целям и ценностям. Лучше отказаться что-либо выполнить, чем сказать «Да» неприятному для вас делу и откладывать его постоянно в долгий ящик (а вы будете это делать), заставляя других людей ждать его выполнения и теряя доверие коллег. Помните, если оказывается, что все ваши дела срочные и важные, значит, вы много на себя берете.

Мой ПланЄ
Задачи с приоритетами на развороте месяца

Для расстановки задач по приоритетам используйте разворот месяца. На странице рядом с общей занятостью определите задачи на месяц без привязки ко дню. То есть то, что надо выполнить к известному дедлайну, но пока не понятно, когда. В левой колонке выберите приоритет («А» - очень важно, «В» – средняя важность, «С» – наименьшая важность), по центру зафиксируйте саму задачу, а справа – конечные сроки ее реализации.

В тему
Мгновенный тест-проверка

Если у вас возникают сомнения о том, стоит ли делать какую-то из задач, - ответьте себе на вопросы:
  • Что я получу от выполнения этой задачи?
  • Что будет, если я не сделаю эту задачу?
  • Могу ли я получить нужный мне результат не делая эту задачу?