Как успевать больше?

Делу время между делом. Как успеть то, до чего не доходят руки?

1Даже среди важных дел с А-приоритетом всегда есть такие, до которых просто не доходят руки – пока в один прекрасный момент они не становятся срочными или, еще хуже, оборачиваются большими проблемами. А ведь аврала можно было избежать, если бы вовремя вспомнить об этой простой задаче хотя бы неделю назад. Если вы решительно настроены успевать больше, планируйте задачи как жесткие, так и гибкие.

 
«Жесткие» задачи всегда привязаны ко времени: встречи, заранее запланированные мероприятия, сеансы в кино, звонки клиентам (когда они просят перезвонить в определенное время), семинары и т.д. Жесткие задачи будут планомерно появляться в вашем ежедневнике (на встрече с партнерами вы договоритесь о следующей встрече, еженедельные совещания вы внесете еще в начале месяца и т.д.). Сразу фиксируйте на них время в ежедневнике.
 
«Гибкие» задачи можно выполнить в любое удобное для вас время без привязки к конкретному часу. Однако они, как правило, имеют дедлайны и свой уровень важности. Например, вам нужно подготовить тезисы к выступлению на конференции на следующей неделе. Вы можете сделать это и вечером на неделе, и на выходных. Обычно гибких задач больше в ежедневном графике, поэтому особенно важно уметь работать с ними и организовывать в удобную систему.
 
Используйте эти советы, чтобы успевать больше:
  1. Планируйте «жесткие» задачи с резервом времени на вспомогательные дела (дорогу, подготовку, предварительный созвон и т.д.).
  2. Планируйте не более 60% своего времени, оставляя 40% в резерве. Важно оставлять достаточно свободного времени между жесткими задачами, чтобы при необходимости "втиснуть" туда очень важную и срочную задачу.
  3. Составьте список гибких задач на неделю и держите его на виду рядом с жесткими.
  4.  Используйте  глаголы и формулировку результата для постановки гибких задач. Например: не «перечитать материалы тренинга», а «составить план действий по результатам тренинга».
  5. Расставьте приоритеты в гибких задачах (смотри рассылку №3 о приоритетах).
  6. Время между «жесткими» задачами заполняйте в течение дня, начиная с приоритетных гибких задач.
Мой ПланЄ

Для планирования жестких и гибких задач используйте разворот недели. В блоке «Делу время» разместите жесткие задачи, то есть задачи с привязкой ко времени (встреча, совещание, поход к врачу и т.д.). Ниже, в блоке «Между делом», пропишите гибкие задачи: что нужно сделать в этот день, но без привязки ко времени (например, подготовить документы сегодня до 18.00, но все равно, когда именно).

В тему:
мгновенный тест-проверка
Ответьте "да" или "нет":
- У вас часто нет времени на те вещи, которые вам нравятся?
- У вас возникают проблемы с тем, чтобы успевать в обещанный срок?
- Вы иногда теряете энтузиазм в отношении своей работы?
- Вы иногда задаетесь вопросом, что вы делали целый день?
- Ваш стол и непосредственное рабочее окружение в беспорядке?
- Вы иногда чувствуете, что тратите время или энергию впустую?
- Ваши сотрудники преподносят вам проблемы, на которые вы должны тратить время и усилия, чтобы разрешить их?
Ключ: Если вы ответили "да" на 2 и более вопросов, значит, вам нужно навести порядок в своих мыслях, расписании и планах. Записывайте даже самые мелкие задачи в планы на день, обязательно поощряйте себя за их выполнение, планируйте отдых и досуг.